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Cómo organizar eficientemente los mensajes de correo
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Outlook Express

Las suscripciones a varias listas de correo, los mensajes del trabajo o de amigos pueden llegar a sumar varias decenas de mensajes de correo electrónico recibidos por día. Si éste es su caso y además utiliza Outlook Express (el gestor de correo más extendido), le conviene seguir una serie de recomendaciones para organizar su correo electrónico. En este artículo conocerá cómo clasificar sus mensajes de correo de la manera más eficiente posible, hacer copias de seguridad o sincronizar su correo entre varios equipos.

Saulo Barajas, iBrujula.com 5may00.- Después de la instalación de Outlook Express se crean automáticamente cinco carpetas: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, Elementos eliminados y Borrador. Esta estructura de carpetas puede ser válida si recibimos pocos mensajes cada día. Pero si estamos suscritos a varias listas de correo y recibimos mensajes tanto de amigos como de los distintos departamentos de nuestra empresa, esta estructura de carpetas pronto resultará insuficiente.

Clasificar los mensajes de correo

Dentro de la Bandeja de entrada podemos crear tantas subcarpetas como necesitemos. Para ello, hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre la carpeta de Bandeja de entrada y seleccionamos 'Carpeta nueva'. A continuación escribimos el nombre para la nueva carpeta.

Por ejemplo podemos crear una subcarpeta con el nombre de 'Suscripciones iBrujula.com' que almacene todas las listas de correo de iBrujula.com. Para clasificar los mensajes en esta carpeta, bastará con arrastrar hasta ella los mensajes de suscripción situados en la Bandeja de entrada. Llegados a este punto, se preguntará: ¿existe alguna manera automática para clasificar los mensajes en cada una de las carpetas? Desde luego que sí, se basa en buscar similitudes entre los mensajes que queremos clasificar (en este caso, que procedan de la dirección redaccion@ibrujula.com) y aplicar una regla de mensaje. En el siguiente apartado, se explica cómo hacerlo.

La clasificación de los mensajes en carpetas es una práctica muy recomendable, ya que así se evita que las carpetas tengan tamaños muy elevados y se hagan inmanejables. Lo que nunca se debe hacer es guardar todos los mensajes en la Bandeja de entrada.

Reglas de mensaje

Cuando el volumen de mensajes de correo entrante es considerable, Outlook Express puede ayudarnos a clasificar automáticamente los mensajes en carpetas, resaltarlos con colores, eliminarlos o, incluso, contestarlos automáticamente. Las condiciones para realizar una u otra acción se basan en alguna de las propiedades del mensaje. Por ejemplo, que provengan del mismo remitente, que contengan alguna palabra clave en el asunto del mensaje o bien, alguna combinación de ellas. Cada una de estas propiedades unida a una acción Outlook Express la denomina regla de mensaje. Su gestión se realiza a través del menú Herramientas / Reglas de mensajes / Correo.

Una posible regla podría ser: "La línea De contiene "maria@ibrujula.net" resaltarlo con azul". Y otra: "La línea Para contiene "redaccion@ibrujula.com" moverlo a la carpeta ibrujula.com."

La aplicación de reglas de mensaje ahorra tiempo en la lectura del correo electrónico, clasificando o destacando los mensajes más importantes.

Ocultar mensajes ya leídos

Otra opción interesante para aquellas personas que reciban varias decenas de mensajes de correo por día, es la aplicación de vistas. Las vistas permiten filtrar aquellos mensajes que cumplan una determinada condición. Una de las vistas más útiles es "Ocultar mensajes leídos", que esconde aquellos mensajes que ya hayamos contestado o leído, señalando únicamente los que tenemos pendientes. La barra de vistas se muestra haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de menús de Outlook Express y eligiendo "Barra de vistas".

Se pueden crear nuevas vistas o modificar las ya existentes desde el menú Ver / Vista actual / Definir vistas.

Agrupar los mensajes por conversaciones

Si estamos suscritos a alguna lista abierta de correos, donde cada uno puede opinar o responder los mensajes de otros participantes, resulta de gran utilidad la opción del menú Ver / Vista actual / Agrupar los menajes según conversación. Esta opción representa en forma de árbol desplegable las distintas conversaciones mostrando las respuestas a un mensaje siempre debajo de éste. Esta estructura es la misma que se utiliza para los grupos de noticias o debates en Internet.

Copias de seguridad del correo

Los mensajes de correo de Outlook Express se almacenan en una carpeta del disco duro. Podemos conocer su ubicación desde el menú Herramientas / Opciones / Mantenimiento / Carpeta de Almacén. La instalación que hace Internet Explorer guarda estos mensajes dentro del directorio de Windows. Sin embargo, es muy aconsejable mover estos mensajes a una nueva carpeta para facilitar las copias de seguridad e impedir que se borren con una reinstalación de Windows:

  1. Entrar a Outlook Express y hacer clic en el menú Herramientas / Opciones / Mantenimiento / Carpeta de Almacén.
  2. Pulsar el botón 'Cambiar' y elegir la nueva ubicación para los mensajes de correo. Por ejemplo, "D:\Mis documentos\Outlook Express" (esta carpeta tenemos que haberla creado previamente).
  3. Cerrar Outlook Express y entrar de nuevo.
  4. En este momento los mensajes se mueven automáticamente a la nueva ubicación. Siguiendo los pasos anteriores podemos asegurarnos de que los mensajes ya se encuentran en la carpeta que hemos creado.

Los contactos de Outlook Express se almacenan en un archivo con extensión WAB de forma independiente a los mensajes de correo. También es posible mover este archivo a un lugar más accesible. Sin embargo, no existe una gestión automatizada y es necesario acceder al registro de Windows para modificar su ubicación:

  1. Cerramos Outlook Express.
  2. Abrimos el editor del registro de Windows con Menú Inicio / Ejecutar / Regedit.
  3. Buscamos la clave HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4\Wab File Name para conocer la ubicación actual de la libreta de direcciones. (Esta clave no es válida para Windows 2000).
  4. Con el Explorador de Windows copiamos este archivo a la nueva carpeta. Por ejemplo, "D:\Mis documentos\direcciones"
  5. Modificamos la clave anterior del registro para que apunte al nuevo archivo. Por ejemplo, "D:\Mis documentos\direcciones\personal.wab" y cerramos Regedit.
  6. Entramos a Outlook Express.

Una vez que tenemos centralizados dentro de la carpeta de Mis documentos todos los archivos importantes de nuestro correo resultará muy sencillo hacer copias de seguridad. Es suficiente con copiar esta carpeta a un CD, disco ZIP u otro tipo de soporte.

Sincronizar nuestro correo en dos ordenadores

Cada vez resulta más frecuente que tengamos varios ordenadores con las mismas cuentas de correo configuradas. Por ejemplo, el de la oficina y el de casa. ¿Cómo podemos sincronizar el correo de ambos equipos? La dificultad estriba en que cuando descargamos los mensajes de correo en uno de ellos ya no vuelven a aparecer en el otro. Esto se debe a que Outlook Express elimina del servidor de correo todos los mensajes de correo descargados. Es posible modificar este comportamiento desde el menú Herramientas / Cuentas / Correo. Haciendo doble clic en cada una de las cuentas que queramos sincronizar, accedemos a sus Propiedades. En la última pestaña, Avanzada, activamos "Mantener una copia de los mensajes en el servidor". 

Si realizamos esta operación para todas las cuentas de correo y en cada uno de los ordenadores, no se borrarán los mensajes del servidor y recibiremos los mismos mensajes en todas nuestras máquinas.

Otra opción interesante de Outlook Express es la importación de mensajes. Permite fusionar un almacén de mensajes ya existente con el que estemos utilizando en ese momento. Por ejemplo, para combinar los mensajes de correo de dos equipos. Esta opción se encuentra en el menú Archivo / Importar / Mensajes. La operación análoga con los contactos de Outlook se encuentra en Archivo / Importar / Libreta de direcciones.

Utilizar el mismo PC para varios usuarios

Si antes explicábamos cómo utilizar los mismos mensajes en dos ordenadores, ahora veremos otro caso no menos frecuente: compartir el mismo Outlook Express para varios usuarios. Cada uno de estos usuarios utilizará una identidad distinta, según la terminología de Outlook Express. Las identidades tienen configuraciones de cuentas y mensajes de correo distintos para cada usuario. Las carpetas de almacén se pueden organizar en el disco según los consejos anteriores. Por ejemplo, si utilizamos dos identidades, pueden guardarse los correspondientes mensajes en "D:\Mis documentos\Juan\Outlook Express" y en "D:\Mis documentos\Ana\Outlook Express". (Recordemos que si no se mueven los almacenes de mensajes, éstos quedarán guardados dentro de la carpeta de Windows).

Para agregar una identidad nueva nos situamos en el menú Archivo / Identidades / Agregar identidad nueva. De esta manera se configuran nuevas cuentas de correo para un almacén de mensajes vacío. Es posible cambiar de una identidad a otra desde el menú Archivo / Cambiar identidades.

Clasificar nuestros mensajes de correo por años

La mayoría de los usuarios prefieren mantener todos los mensajes de correo que han recibido. Pero esta práctica ocasiona que el almacén de mensajes llegue a tener un tamaño considerable. Outlook Express puede gestionar almacenes de mensajes de varios cientos de megas; sin embargo, es muy recomendable separar estos mensajes en distintas bandejas y, cada cierto tiempo (un año por ejemplo), crear un nuevo almacén de mensajes. Así conseguiremos que el gestor de correo funcione más rápido y se agilice la búsqueda de mensajes. Además su división facilita la creación de copias de seguridad.

Las identidades de Outlook Express (descritas en el apartado anterior) permiten separar los mensajes de correo en distintas carpetas de almacén. De esta manera es posible crear una identidad con los mensajes del año 1999 y otra para los mensajes del presente año. Su principal ventaja es que siempre estarán accesibles los mensajes del año anterior (cambiando de identidad previamente).

 
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